Par le biais de la présente déclaration de confidentialité, je souhaite vous informer de manière claire et transparente sur la manière dont je recueille et traite vos données à caractère personnel.

1. À quel moment vos données à caractère personnel sont-elles collectées et traitées par moi ?

Je suis amené à recueillir et utiliser vos données à caractère personnel à tout moment lorsque :

• Vous utilisez mon site internet, visitez ma page LinkedIn ou communiquez avec moi par e-mail, téléphone ou tout autre moyen de communication numérique ;

• Vous me laissez votre carte de visite en marge d’une réunion, d’un événement ou de toute autre rencontre avec moi ;

• Vous échangez avec moi en tant que client ou fournisseur dans le cadre d’une relation contractuelle ;

• Vous échangez avec moi en tant que potentiel client ou potentiel fournisseur dans le cadre d’une relation précontractuelle.

• Vous m'envoyez votre candidature par e-mail, que ce soit pour répondre à une offre d’emploi ou de manière spontanée.

2. Qui se cache derrière le « je » ?

Dans le cadre de la présente déclaration de confidentialité, « je » fait directement référence à Zephiris.

Zephiris

3. Quelles sont les données à caractère personnel que je traite et pourquoi ?

De manière générale, il vous est loisible de visiter mon site internet sans communiquer aucune donnée à caractère personnel vous concernant.

Lorsque vous visitez ma page LinkedIn ou communiquez avec moi par téléphone, e-mail ou par tout autre moyen de communication numérique, je recueille et utilise vos données à caractère personnel pour :

• Communiquer avec vous. Je compte sur mon intérêt légitime pour répondre à vos demandes et questions ou pour vous recontacter de manière proactive suite à une demande de renseignements laissée sur l’une de mes messageries (LinkedIn, téléphonique, e-mail, etc.) ou communiquée directement (rencontre, réunion, téléphone, etc.) ;

• Améliorer le contenu de ma page LinkedIn. Je compte sur mon intérêt légitime pour offrir à mes visiteurs un espace en ligne intéressant.

• Détecter et prévenir les logiciels malveillants, les contenus et comportements illégaux. Je compte sur mon intérêt légitime pour assurer la sécurité de ma présence sur internet.

Pour atteindre les objectifs précités, je traite les catégories de données à caractère personnel suivantes vous concernant :

• Données d’identification personnelle (à titre d’exemple : votre prénom, votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, l’entreprise ou l’organisation qui vous emploie ou que vous représentez, votre titre/fonction) ;

• Contenu de communication et informations techniques y relatives (destinataires, date et heure d’envoi, etc.) ;

• Informations techniques associées à l'appareil que vous utilisez, telles que votre adresse IP, le type de navigateur, l'emplacement géographique et le système d'exploitation ;

• Autre donnée à caractère personnel que vous choisissez de me communiquer.

Remarque : J'attire votre attention sur le fait qu’en visitant ma page d’entreprise LinkedIn, des données à caractère personnel vous concernant sont ou pourraient être traitées conjointement par le réseau social et moi pour permettre l’amélioration par le réseau social de son système de publicité, obtenir des statistiques d’audience de la page, etc. Je vous invite à vous renseigner sur la politique de confidentialité du réseau social LinkedIn avant de visiter ma page.

Lorsque vous me laissez votre carte de visite, je recueille et enregistre numériquement les données à caractère personnel qui y sont inscrites à des fins normales de gestion des relations commerciales. Je compte sur mon intérêt légitime pour le traitement de ces données à caractère personnel, qui est de pouvoir constituer mon réseau de contacts.

Lorsque je conclus un contrat avec vous, en tant que client ou fournisseur, je recueille et utilise vos données à caractère personnel pour :

• Être en mesure d’exécuter ma part du contrat. Si vous êtes client ou fournisseur particulier, je compte sur la nécessité de traiter vos données à caractère personnel pour exécuter le contrat que j'ai avec vous. Si vous agissez en tant que société ou représentant d’une société, je compte sur mon intérêt légitime à pouvoir conclure des contrats avec mes clients et fournisseurs lors du traitement de vos données à caractère personnel.

• Gérer l’administration de ma comptabilité (gestion de la facturation, gestion des relations clients). À cet effet, je compte sur mon intérêt légitime à gérer en bon père de famille responsable mes affaires et à administrer correctement la société ;

• Organiser ma défense dans le cadre de procédures judiciaires. Je compte sur mon intérêt légitime à traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de ces procédures.

Les données à caractère personnel que je traite à ces fins impliquent toujours vos données d’identification personnelle de base telles que votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, ainsi que le nom de l'entreprise pour laquelle vous travaillez et votre fonction. Je peux également être amené à traiter d'autres catégories de données à caractère personnel que vous me fournissez dans le cadre de ma relation contractuelle.

Lorsque vous m'envoyez votre candidature pour un éventuel emploi chez moi, je recueille et utilise vos données à caractère personnel pour :

• Évaluer votre candidature et gérer l’éventuel processus de recrutement. Je compte sur mon intérêt légitime à traiter vos données à caractère personnel afin d’évaluer l’opportunité d’un éventuel accord avec vous ;

• Conserver votre candidature bien précieusement dans ma réserve de recrutement. Pour atteindre cette finalité bien précise, je vous demanderai votre consentement.

Les catégories de données à caractère personnel que je traite lorsque vous me faites parvenir une candidature sont :

• Données d’identification personnelle (à titre d’exemple : votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse postale et votre numéro de téléphone) ;

• Renseignements que vous avez inclus dans votre curriculum vitae (votre expérience professionnelle, votre parcours académique, vos compétences professionnelles spécifiques, vos loisirs, votre photo, etc.) ;

• Autre donnée à caractère personnel que vous avez choisi d'inclure dans votre candidature.

En toute circonstance, je veillerai à ne collecter et à ne traiter vos données à caractère personnel que dans la mesure où cela est strictement nécessaire pour l’accomplissement d’une des finalités énoncées dans la présente déclaration de confidentialité.

Dès lors, la fourniture des données à caractère personnel portées sur mes différents supports est généralement obligatoire. Si des données ne doivent pas obligatoirement être communiquées, je veillerai à l’indiquer clairement par une mention spécifique (exemple : optionnelle ou non-obligatoire).

Dans ces hypothèses, la non-fourniture et/ou l’inexactitude des données à caractère personnel que vous me communiquez pourraient avoir comme conséquences de rendre difficile l’exécution correcte de mes services ou tout simplement de répondre favorablement à vos demandes.

4. Avec qui partage-je vos données à caractère personnel ?

En principe, je ne partagerai vos données à caractère personnel qu'avec les personnes travaillant pour Zephiris, ainsi qu'avec mes fournisseurs et prestataires de services informatiques qui m'aident à traiter vos données à caractère personnel. Toute personne qui a accès à vos données à caractère personnel sera toujours tenue par des obligations légales ou contractuelles strictes de préserver la sécurité et la confidentialité de vos données. Il s’agit des destinataires suivants :

• Vous-même ;

• Mon personnel ;

• Les sous-traitants chargés de traitements définis par Zephiris (dont les prestataires de services informatiques, …) ;

• Les autorités gouvernementales ou judiciaires dans la mesure où je suis tenu de leur transmettre vos données à caractère personnel (par exemple, les autorités fiscales, un juge, la police, etc.).

Aucune donnée à caractère personnel n'est transmise à des tiers ne faisant pas partie des destinataires précités ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d'une mission de contrôle ou d'inspection en application du droit belge, tel qu'un juge d'instruction.

Je n'envoie pas vos données à caractère personnel en dehors de l'Espace économique européen (EEE). Je ne transférerai vos données à caractère personnel en dehors de l'EEE que lorsque vous ou votre employeur, en tant que client ou fournisseur, avez des établissements en dehors de l'EEE avec lesquels je suis tenu d'interagir. Si un transfert a lieu, je prendrai les mesures de protection adéquates pour protéger votre personne lors du transfert (par exemple, en mettant en place des clauses contractuelles types telles que rédigées par la Commission européenne).

En tout état de cause, je ne divulguerai pas de données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing direct.

5. Combien de temps je conserve vos données à caractère personnel ?

De manière générale, je ne conserve vos données à caractère personnel que pendant une durée raisonnablement nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies et en accord avec les exigences légales de conservation qui me sont imposées ou, lorsque je vous ai demandé votre consentement, jusqu'au moment où vous retirez votre consentement.

Vous trouverez ci-dessous les informations nécessaires pour évaluer combien de temps je conserverai vos données à caractère personnel.

Toutes les données à caractère personnel que je recueille par le biais de mes interactions avec vous via les médias sociaux, le téléphone, le courrier électronique et autres canaux de communication numériques que je conserve aussi longtemps que nécessaire pour communiquer avec vous, mais aussi pour conserver une archive historique de mes communications. Cela me permet de revenir aux communications antérieures si vous me revenez avec de nouvelles questions, demandes, remarques ou autres commentaires.

Toutes les données à caractère personnel que je recueille lorsque vous me remettez votre carte de visite seront conservées tant que vous ne me demandez pas d'effacer vos données.

Toutes les données à caractère personnel que je recueille dans le cadre d'une relation contractuelle avec vous ou l'organisation que vous représentez, seront conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle et au moins jusqu'à 7 ans après l’année dans laquelle la relation contractuelle a pris fin.

Toutes les données à caractère personnel que je recueille dans le cadre d’une candidature seront conservées dans ma réserve de recrutement pendant une durée de maximum deux ans après avoir reçu votre accord.

Lorsque vos données à caractère personnel n’ont plus aucune utilité pour moi, celles-ci sont tout simplement supprimées.

6. Quels sont les moyens mis en œuvre pour protéger vos données ?

Comme rappelé précédemment, en tant que cabinet d’experts spécialisés, la sécurité et la confidentialité de toutes les données que je traite sont essentielles pour moi. C'est pourquoi j'ai pris des mesures pour garantir que toutes les données à caractère personnel traitées sont conservées en toute sécurité. Ces étapes comprennent uniquement le traitement des données à caractère personnel nécessaires à la réalisation des finalités que je vous ai communiquées.

J'ai également pris des mesures techniques et organisationnelles pour sécuriser mes infrastructures, systèmes, applications, locaux et processus.

7. Quels sont vos droits en ce qui concerne vos données à caractère personnel ?

Lorsque je recueille et utilise vos données à caractère personnel, vous disposez d'un certain nombre de droits que vous pouvez exercer de la manière décrite ci-dessous.

Vous avez le droit d'accéder à vos données à caractère personnel, ce qui signifie que vous pouvez me demander de vous fournir des informations concernant les données à caractère personnel que j'ai sur vous. Vous pouvez aussi demander une copie de vos données à caractère personnel. Notez toutefois que vous devez préciser pour quelles activités de traitement vous souhaitez avoir accès à vos données à caractère personnel.

Si vous faites la même demande à plusieurs reprises, je suis autorisé à refuser de vous accorder ces demandes ultérieures ou à vous facturer des frais administratifs couvrant les dépenses associées. Je peux également refuser de vous accorder un droit d'accès à vos données à caractère personnel, ou ne l'accorder que partiellement, si un tel accès risque de porter atteinte de façon disproportionnée aux droits et libertés d'autrui, y compris ceux de Zephiris.

Vous avez le droit de me demander de corriger vos données à caractère personnel si vous pouvez prouver que les données à caractère personnel que je traite à votre sujet sont incorrectes, incomplètes ou périmées. Veuillez préciser le contexte dans lequel j'utilise vos données à caractère personnel afin que je puisse évaluer votre demande rapidement et précisément.

Si je vous ai demandé votre consentement pour la collecte et l'utilisation de vos données à caractère personnel, vous disposez du droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela ne porte toutefois atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

Vous pouvez me demander de supprimer vos données à caractère personnel si elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, si leur collecte était illégitime ou si vous avez exercé avec succès votre droit de retirer votre consentement ou votre droit d'opposition au traitement de vos données à caractère personnel. Lorsque l'une de ces circonstances s'applique, je supprimerai immédiatement vos données à caractère personnel à moins que la loi, les obligations réglementaires ou les ordonnances administratives ou judiciaires ne m'interdisent de supprimer vos données à caractère personnel.

Vous pouvez me demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel :

• Pendant la période d'évaluation de votre demande de correction de vos données à caractère personnel ;

• Pendant la durée de l'évaluation de votre opposition au traitement de vos données à caractère personnel ;

• Lorsque ce traitement était illicite mais que vous préférez la restriction à l'effacement ;

• Je n'ai plus besoin de vos données à caractère personnel, mais vous en avez besoin pour l'établissement, l'exercice ou la défense d'une action en justice.

Lorsque je traite vos données à caractère personnel sur la base de mes propres intérêts, c'est-à-dire que vous ne m'avez pas donné votre consentement et que je n'en ai pas besoin pour l'exécution d'un contrat ou pour respecter des obligations légales, vous avez le droit de vous opposer à mon traitement de vos données à caractère personnel. Lorsque mon intérêt porte sur le marketing direct, je vous accorderai votre demande immédiatement. Pour d'autres intérêts, par exemple ma sûreté, je vous demanderai de décrire votre situation particulière donnant lieu à la demande. Je dois ensuite mettre en balance votre situation et mes intérêts. Si cet exercice d'équilibrage aboutit à ce que votre situation l'emporte sur mes intérêts, je cesserai de traiter vos données à caractère personnel.

Lorsque j'ai recueilli vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement ou parce qu'elles étaient nécessaires à l'exécution ou à l'exécution d'un contrat avec vous, vous avez le droit d'en obtenir une copie dans un format structuré, généralement utilisé et lisible par machine. Toutefois, ce droit ne s'applique qu'aux données à caractère personnel que vous m'avez fournies.

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, je vous demande de m'envoyer un e-mail à l’adresse suivante : privacy@zephiris-consulting.be

Une demande doit clairement indiquer et préciser le droit que vous souhaitez exercer. Indiquez toujours le contexte dans lequel j'ai obtenu vos données à caractère personnel afin que je puisse traiter votre demande rapidement et avec diligence. Votre demande doit également être datée et signée, et accompagnée d'une copie d’une pièce d'identité (dont les données non-pertinentes peuvent être biffées par vos soins). Je le fais pour éviter d'avoir une atteinte à la protection de vos données, par exemple parce qu'une personne non autorisée se fait passer pour vous et tente d’exercer un droit en votre nom.

Je vous informerai rapidement de la réception de cette demande et mettrai tout en œuvre pour vous assurer un suivi dans les meilleurs délais.

Au cas où ma réponse ne vous donnerait pas satisfaction, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de l’état dans lequel vous résidez, vous travaillez ou du lieu où la violation prétendue s’est produite.

Pour ce qui concerne la Belgique, l’Autorité de contrôle est l’Autorité de Protection des Données (APD).

Autorité de Protection des Données Rue de la Presse 35 1000 Bruxelles

Tél. : +32 (0)2 274 48 00 Fax : +32 (0)2 274 48 35 E-mail : contact[at]apd-gba.be URL : https://www.autoriteprotectiondonnees.be

8. Modification de la présente déclaration de confidentialité

La déclaration de confidentialité est susceptible d’être modifiée à tout moment en raison notamment de nouveaux développements dans les traitements mis en œuvre par Zephiris ou des modifications de législation applicable.

Toute modification apportée à cette politique entre immédiatement en vigueur.